با توجه افزايش تعداد و حجم ساخت‌وسازها و پروژه‌هاي عمراني و همچنين مرتفع‌سازي آنها، نياز به مديريت جامع براي فازبندي پروژه‌ها و نحوه اصولي اجراي آنها احساس مي‌شود و از آنجايي كه فردي كه به‌عنوان سرپرست كارگاه موظف به اجراي هر بخشي در زمان معين به خود است، اصول اجراي هر پروژه‌اي بر مبناي برنامه‌ريزي از پيش تعيين شده ضروري به نظر مي‌رسد.
آسان بودن كار با نرم افزار MSP، سهولت استفاده از امكانات ويندوز، شباهت و نيز سازگار بودن كامل محيط و نوار ابزارهاي اين نرم افزار با ساير محصولات مايكروسافت، راهنماي برخط (Online) و كامل داخل برنامه، وجود نماهاي متنوع و گزارش گرفتن، امكان تعريف جدول‌هاي جديد و نيز نماها، به‌طوركلي داشتن يك محيط مورد پسند كاربر، اين نرم‌افزار را به نوع قابل توجهي از ساير نرم‌افزارهاي مشابه متمايز كرده است و مي توان MSP را به عنوان يكي از بهترين نرم افزار هاي مديريت پروژه در نظر گرفت.
امكاناتي كه اين نرم افزار در اختيار كاربرها قرار مي‌دهد طوري هست كه هم در مرحله برنامه ريزي و هم در ساير مراحل از قبيل گزارش‌گيري و نيز كنترل مي‌توان از آن استفاده كرد و نهايتاً به عنوان شناسنامه اي با درنظر گرفتن احجام كار هويت بخش مي‌باشد.
زير شاخه‌هاي مديريت پروژه
1- مديريت زمان در پروژه
2- مديريت محدوده در پروژه
3- مديريت كيفيت در پروژه
4- مديريت هزينه در پروژه
5- مديريت منابع انساني در پروژه
6- مديريت ريسك در پروژه
قابليت هاي نرم افزار MSP
در اين نرم افزار مي‌توان با تعريف زيرمجموعه‌ها كه براي هر پروژه اي مجزا مي‌باشد از قابليت بيشتر آن بهره برد. زماني كه شما قصد پيگيري و مديريت چند پروژه را به طور همزمان داشته باشيد اين ابزار بسيار مفيد خواهد بود به طوري كه كاربر اين امكان را خواهد داشت كه حول چندين پروژه گزارشات خود را به صورت همزمان دريافت كرده و اين خود بيانگر اين خواهد بود كه در سازمان شما سطح اجرايي بالا خواهد بود.
از ديگر قابليت هاي نرم افزار MSP مي توان به شناخت فعاليتهاي مختلف پروژه از طريق ساختار شكست (Work Breakdown structure) يا اصطلاحا" WBS اشاره كرد كه با توجه به موضوع قرارداد و نوع پروژه تفاوت داشته و در واقع احجام كلي كار به فعاليتهايي در واحد كوچكتر تقسيم خواهد شد.
قابل‌ذكر هست كه هدف ما از تعريف WBS در يك پروژه و ايجاد ارتباطات و زمان فعاليت رسيدن به يك شبكه زمان‌بندي است و شبكه زمان‌بندي پروژه شامل ارتباطات و زمان فعاليت‌ها است كه در برنامه‌ريزي زمان انجام پروژه به ما كمك مي‌كند.
شبكه زمان‌بندي به ما مي‌گويد چه فعاليتهايي با چه تقدم و تأخري بايد نسبت به هم باشند و قبل از شروع فعاليت چه فعاليتهايي بايد انجام شوند. در شبكه زمان‌بندي، زمان فعاليت‌ها مشخص شده است و زمان انجام كل پروژه را مي‌توان به كمك شبكه زمان‌بندي پيش‌بيني كرد.
مسيري كه طولاني‌ترين زمان را تعيين مي‌كند و به‌اصطلاح مسير بحراني پروژه است در شبكه زمان‌بندي مشخص مي شود.
يكي ديگر از مواردي كه از مزاياي نرم افزار MSP هست نشان دادن ميزان درصد پيشرفت پروژه‌ها مي‌باشد.
برخي مواقع در حال انجام پروژه‌اي هستيم و برداشتمان اين هست كه درصد پيشرفت باتوجه‌به پيشرفت فيزيكي 42 % است ولي در حقيقت نمي‌توان پيشرفت واقعي در پروژه را تخمين زد اما تركيبي از سه نموداري كه در ادامه آورده شده است پيشرفتي از كل پروژه را به صورت واقعي‌تر براي ما مجسم كرده و كنترل و مديريت پروژه را تسهيل نمايد.
مشخص كردن زمان معين هريك از فعاليت ها از مهمترين مواردي هست كه اهميت استفاده از نرم افزار فوق را نشان مي دهد.
مشخص‌كردن زمان‌بندي و مديريت پروژه‌ها به كمك نرم افزار MSP يكي از مراحل مهم تعريف براي انجام فعاليت ها با كنترل لازم است.
زمان فعاليت‌ها را مي‌توان به راحتي در منوي Gantt Chart در ستون Duration وارد كنيم اما نكته مهم رسيدن به يك تخمين مناسب از زمان فعاليت‌ها است.
تخمين زمان فعاليتهاي پروژه باتوجه‌به نوع پروژه و نوع نگرشي كه به مديريت اجرايي پروژه خواهيم داشت متفاوت است.
ممكن است شما براي دو فعاليت يكسان در دو پروژه متفاوت زمان هاي متفاوتي را وارد كنيد چون شرايط اجرايي در دو پروژه متفاوت است .
براي اين كه بتوان مدت‌زمان فعاليت را تخمين زد از روش‌هاي زير استفاده مي‌كنيم:
- اطلاعات قديمي قبلي، مانند پروژه‌هايي كه قبلاً انجام شده.
- از طريق افرادي كه قرار است فعاليت را انجام دهند.
- نظر كارشناساني كه قبلاً پروژه‌اي شبيه پروژه شما را مديريت كرده اند.
شما مي‌توانيد در قسمت Start date روز شروع فعاليت و در قسمت Finish date تاريخ پايان فعاليت را وارد نماييد و در قسمت‌هاي بعدي برنامه‌اي كه مي‌خواهيد براي زمان‌بندي پروژه خود داشته باشيد را انجام دهيد و Ok بزنيد.
در نظر داشته باشيد كه در ابتدا، ما زمان‌بندي را به‌صورت اتوماتيك و خودكار براي تمامي فعاليت‌ها تعريف كرده بوديم و زمان هر فعاليت را هم خودمان بر اساس اطلاعاتي كه در دست داريم وارد نموده و نرم افزار MSP زمان پايان پروژه را به ما نشان خواهد داد اگرچه مي توانيم زمان شروع و پايان را تغيير داده و گزارش مورد نظر را بلافاصله بر اساس داده جديد از نرم افزار MSP بگيريم.
گزارش‌گيري Report
1) گزارش گرفتن به‌صورت نوشتاري
?) گزارش گرفتن به‌صورت تصويري
در گزارش‌گيري نوشتاري مي‌توانيم فعاليتهايي كه از آنها قصد گزارش‌گيري داريم را ويرايش و جزئيات نمايش اطلاعات مانند فونت، سايز نوشته‌ها و ... را انتخاب نماييم. همچنين مي‌توانيم يك فرمت جديد گزارش‌گيري براي نرم افزار تعريف كنيم مثلاً در آن نام، نحوه نمايش بازه‌هاي زماني ( كل پروژه، سال به سال، ماه به ماه و ...) و تعداد تكرار آن نيز در صورت نياز (مثلاً دو ماه يكبار) برحسب نوع اطلاعاتي كه مي‌خواهيم در گزارش باشند قابل تنظيم هستند، تمامي گزارشات كاغذي به‌صورت نوشتاري خواهد بود.
در گزارش‌گيري تصويري در صورت نياز ارائه گزارشات به حالت تصويري و نموداري و به‌صورت ارائه گزارش با فرمت ( اكسل و Visio ) خواهد بود.
گزارش‌گيري بدين ترتيب خواهد بود:
گزارش از فعاليت‌ها
گزارش از منابع
كه مي توان بر اساس منابع يا Task مشخص نمود همچنين مي توان بر اساس هزينه، بودجه، و ... نيز گزارش‌گيري نمود و در ادامه به صورت تصويري هم ارائه شده است.
اين برنامه به مدير پروژه اجازه مي‌دهد تا منابع را بر اساس كار تمام‌وقت و يا پاره‌وقت تخصيص دهد.